Менеджер по документообороту

«Цифровые легенды» — ведущий разработчик инновационных решений для сферы развлечений. Мы специализируемся на создании уникальных цифровых шоу с использованием технологии аватаров, предлагая зрителям принципиально новый формат взаимодействия с контентом. Мы ценим аналитический подход, инициативу и стремимся к росту вместе с нашими сотрудниками.

Наш департамент LegalDoc – это единый центр экспертизы, объединяющий юридическую поддержку и управление документооборотом. Это полноценный хаб, связывающий между собой все подразделения Компании и обеспечивающий бесперебойную работу всех бизнес-процессов. Сейчас мы хотим усилить нашу текущую крутую команду не просто специалистом документооборота, но ключевым игроком в операционных процессах Компании, который видит не только документ, а полную картину бизнес-запроса: от его возникновения (формирования запроса и заявки) до финального исполнения (оплаты, получения оригиналов).

Вы будете управлять жизненным циклом заявок и документов как полноценный руководитель проекта:

1. Полный контроль над заявкой: вы принимаете входящие запросы на все виды документов и оплат со всего фронт- и бэк-офиса Компании.

2. Проектное управление: вы не просто формально передаете документ по цепочке согласований, а берете на себя инициативу:

• определяете, какие команды и подразделения должны быть подключены к согласованию;
• координируете всех участников процесса, выступая связующим звеном между отделами фронт офиса, юристами, финансистами, бухгалтерией и руководством;
• сводите воедино все правки, комментарии и возражения (как от внутренних команд, так и от контрагентов), помогаете командам найти компромиссные решения и обеспечиваете движение документа вперед;
• контролируете сроки на каждом этапе, предотвращая «зависания».

3. Операционная работа и администрирование:

• лично работаете с заявками в почте, системах электронного документооборота (ЭДО), 1С, Контур, Тезис и других корпоративных системах;
• ведете учет и отчетность по задачам в таск-трекере (Asana);
• обеспечиваете прием, согласование, подписание документов, организацию оплат, обмен оригиналами с контрагентом, учет и архивирование документов;
• готовите отчеты и аналитические справки по запросу руководства (по потоку документов, по типам контрактов, по направлениям бизнеса и пр.).

• Опыт работы от 3-х лет в области документооборота, делопроизводства, офис-менеджмента или на аналогичной должности, где вы активно управляли процессами, а не просто подшивали документы;
• Опыт работы в ЭДО, 1С или аналогах, уверенные пользовательские навыки MS Office (сводные таблицы, формулы, фильтры и пр.);
• Знание нормативов по созданию, оформлению и хранению документов;
• Умение выделять ключевые условия любого документа (договор, ДС, приложение, письмо и пр.);
• Понимание полного цикла работы с договором или платежом (от заявки до архива);
• Системное мышление: умение видеть взаимосвязи между разными подразделениями и понимать, как ваши действия влияют на общий процесс;
• Высокий уровень самоорганизации и многозадачности: вы умеете соблюдать сроки, способны вести параллельно несколько сложных заявок, не теряя концентрации;
• Вы комфортно себя чувствуете, в том числе, занимаясь рутинными и монотонными задачами: как бы нам того ни хотелось, документооборот – это не всегда праздник, веселье и интересности, это серьезная кропотливая работа, требующая высокой степени внимательности, концентрации, точности, аккуратности, усидчивости и ответственности;
• Коммуникабельность и дипломатичная настойчивость: вы умеете мягко, но настойчиво напоминать, добиваться обратной связи и разрешать конфликтные ситуации между сторонами;

• Клиентоориентированность: вы понимаете, что ваша задача – не «согласовать бумажку», а максимально быстро и эффективно удовлетворить бизнес-потребность внутреннего заказчика (коллеги из другого отдела).

  Преимуществом будут:

  • Опыт работы в сфере медиа, диджитал, продакшена и/или рекламы;
  • Опыт работы с Asana, Jira, Miro;
  • Английский не ниже Intermediate.

• Конкурентную заработную плату, обсуждается на собеседовании;
• Работу в комфортном офисе в центре Москвы (м. Тверская);
• График 5/2 с гибким началом дня (на выбор 9-18, 10-19, 11-20);
• ДМС со стоматологией после испытательного периода;
• Испытательный срок 3 месяца;
• Работу в активной профессиональной команде и возможность участвовать в реализации инновационных для российского рынка проектов.